Productos – Almacén, Compras y Escandallos

En esta lección veremos cómo configurar nuestros productos para controlar su stock y para poder hacer pedidos de compra a proveedores.

Productos

Lo primero que debemos tener claro son los productos de compra que necesitamos crear en Agora. El sistema nos permitirá crear y/o modificar productos en cualquier momento, sin embargo es aconsejable para ahorrar tiempo, tener claro los productos que necesitamos crear y como se relacionan estos con su posterior compra y venta.

Antes de continuar vamos a recordar algunos conceptos a la hora de crear productos:

Si no vamos a llevar gestión de compras en Agora, sólo necesitaremos crear productos de venta, que luego serán los que aparezcan en nuestros TPV´s a la hora de ticar.  (Puedes ver cómo crear productos de venta en nuestro curso «Administración de Agora»).

El sistema nos permitirá, como veremos más adelante en esta lección, llevar control de stock de estos productos aunque no gestionemos su compra en el sistema.

En cambio, si vamos a llevar la gestión de compras con control de stock en Agora, debemos tener en cuenta los tipos de productos que se pueden crear:

• Productos de Compra: Son los que nos permiten hacer pedidos de compra a proveedores y podrán estar relacionados en los escandallos. Estos productos nunca estarán a la venta. Ejemplo: Garrafa de Aceite de Oliva, Naranjas para Zumo, Pescado fresco, Botella de Ginebra, etc, etc…

• Productos de Compra y Venta: Estos productos nos permitirán gestionar tanto su compra como su venta. Normalmente no están incluidos en escandallos ya que su compra-venta es directa. Ejemplo: Botellín de Cocacola, Tercio de Cerveza, Lata de Refresco, etc. Como vemos son productos de compra y venta directa, sin tener ningún tipo de elaboración y por tanto no llevarán escandallo asociado.

• Productos Semielaborados: Estos productos no están creados para su compra ni para su venta directa porque son elaboraciones realizadas en nuestro establecimiento y que luego estarán relacionadas en escandallos de productos de venta. Estos productos no deberían aparecer en nuestros listados de pedidos de compra a proveedores como así tampoco en nuestro punto de venta TPV. Ejemplo: Salsa casera Carbonara, Guacamole Casero, mayonesa Casera, etc, etc…

• Productos de Venta: Como su nombre lo indica serán los productos que tendremos en nuestro TPV para vender. Estos podrán llevar o no escandallo de elaboración según nuestra necesidad. Ejemplo: Todos los productos de nuestra carta y que ofrecemos a nuestros clientes. (Puedes ver cómo crear productos de venta en nuestro curso «Administración de Agora»).

A continuación veremos cómo crear un Producto de Compra, tomaremos como ejemplo una botella de Ginebra Hendricks

Como siempre, para crear productos, debemos ir a Administración => Productos. A continuación pinchamos en y nos aparecerá la siguiente pantalla:

En campo Nombre pondremos el nombre del producto. En este caso como se trata de un producto sólo de compra, podremos poner el nombre que mejor se adapte a nuestra gestión, Ejemplo: Si se tratase de producto fresco como el tomate, podríamos poner en el campo nombre la variedad del mismo y así tener diferenciados los distintos tipos «Tomate Rico, Tomate Pera, Tomate Rama, etc, etc».

Impuesto de venta: Aunque este producto nunca estará a la venta, es sistema nos obliga a poner un tipo de impuesto de venta. Podemos escoger cualquiera.

Tipo de Preparación / Orden de Preparación: Al ser un producto de compra no es necesario indicar nada en estos campos.

Familia: Aunque no es obligatorio, es aconsejable para una buena gestión, crear familias exclusivas para nuestros productos de compra. De esta manera los tendremos bien agrupados y esto nos permitirá una busqueda más ágil a la hora de hacer pedidos a proveedores y también una mejor información a la hora de pedir informes. (Puedes ver cómo crear familias nuestro curso «Administración de Agora»).

Categoría: Al igual que las familias podríamos crear categorías específicas de productos de compra si queremos ordenarlos de esa manera. En este ejemplo no vamos a poner nada.

Permitir venta como producto principal: Por defecto, al crear un producto nuevo, el sistema nos trae esta opción activa. DEBEMOS DESACTIVARLA para que el producto sólo sea de compra y nunca de venta.

Los demás campos de esta sección no son necesarios rellenar ni modificar. A continuación bajamos para ver la siguiente parte de la pantalla:

En el apartado «Almacén y Compras» rellenaremos de la siguiente manera:

Controlar Stock: Esta opción debe estar activada si queremos gestionar las compras y posterior control de stock de este producto.

Stock: El sistema nos mostrará el stock actual que tenemos de este producto. En este caso como se trata de un producto nuevo el sistema indica cero.

Precio de Coste: El sistema nos mostrará el coste de compra (o elaboración si se trata de un producto de venta con escandallo). En este caso como se trata de un producto nuevo el sistema indica cero.

Precio Medio Ponderado: El sistema nos mostrará el precio medio de compra acumulado del producto. Esto es útil para productos cuyo precio de compra puede variar continuamente. En este caso como se trata de un producto nuevo el sistema indica cero.

Almacenes: En este apartado podemos gestionar el Stock mínimo y máximo que queremos tener de este producto, en nuestro almacén. Con esta herramienta Agora nos permite gestionar un stock mínimo de producto que nos indicará cuando estemos llegando a esa cantidad y sugerirnos una nueva compra. También nos permite gestionar un máximo de stock de tal manera que no nos permita comprar más unidades de este producto si estamos en el número máximo. Recuerda que podrás crear el producto sin necesidad de rellenar estas cantidades y hacerlo más adelante.

Origen: Aquí podremos optar por 4 maneras de gestionar nuestro stock de producto.

• Sólo Inventario. indica que las entradas del producto sólo podrán realizarse mediante regularizaciones de inventario cuando esté marcada la opción de ‘Controlar stock’. Además el producto no podrá ser comprado a proveedores.

A continuación Agora nos pedirá que indiquemos la Ud. de Medida. En este caso será la unidad de medida de conteo y stock de mi almacén. (Por ejemplo pueden ser kilos, litros, unidades, etc.).

• Compra a Proveedor. Debemos seleccionar esta opción cuando el producto se utilizará para compra a proveedores, tanto si es sólo de compra (Por ejemplo lechuga o botella de ginebra Hendricks que son productos que no vendo directamente sino que van dentro de escandallos de otros productos a la venta), como si es de compra y venta a la vez (Por ejemplo la Cocacola, que será el mismo producto tanto para la compra como para la venta).

A continuación el sistema nos pide que indiquemos lo siguiente:

Imp. Compra: Será el tipo de IVA aplicado al producto en su compra, pudiendo ser Exento, Super Reducido =4%, Reducido=10% o General=21%).

Ud. de Medida: Será la unidad de medida básica de compra del producto (Por ejemplo Kilos, Litros o Unidades).

Ud. de Compra: Será el formato o unidad de medida de compra del producto. (Por ejemplo Caja de 6 botellas de 1 Litro, Lata de 650 Gramos, Botella de 75 Cl.)

Últ. Entrada: El sistema nos indicará la fecha de la última compra registrada del producto.

Coste Ud: El sistema nos indicará el coste unitario del producto. (Por ejemplo si el producto se compra en formato Caja de 6 botellas por valor de 12 Euros, el sistema me indicará que el coste unitario es de 2 Euros por botella).

Por último en el botón  podremos establecer los proveedores habituales de este producto y sus condiciones comerciales lo que le permitirá localizar el
producto de forma más sencilla cuando realice una entrada de mercancía. (Como veremos más adelante en «Proveedores Habituales y Condiciones Comerciales»).

• Escandallo (Fab. Automática). esta opción le permitirá crear el escandallo de un producto con la merma asociada a cada producto de la receta (por defecto es cero). Cuando esté marcada la opción de ‘Controlar stock’ al vender un producto con escandallo descontará del stock los ingredientes de dicho producto siempre y cuando dichos ingredientes también afecten a stock. Además se tendrá en cuentra la merma indicada al crear el escandallo para cada producto, así como a la hora de calcular el precio de coste del producto.

A continuación el sistema nos pide que indiquemos la Ud. de Medida de conteo y stock de mi almacén. (Por ejemplo pueden ser kilos, litros, unidades, etc).

Debajo encontraremos el siguiente botón  que lo utilizaremos, como veremos más abajo, para configurar nuestro escandallo o fórmula de producto.

• Escandallo (Fab. Manual). está opción le permitirá crear el escandallo de fabricación manual de un producto. Cuando esté marcada la opción de ‘Controlar stock’ al fabricar un producto descontará del stock los ingredientes de dicho producto siempre y cuando dichos ingredientes también afecten a stock.

A continuación el sistema nos pide que indiquemos la Ud. de Medida básica del producto, es decir la unidad de medida de recuento del producto en el almacén. (Por ejemplo litros, kilos o unidades).

Luego debemos indicar la Ud. de Fabricación del mismo, es decir la medida asociada a cada fabricación manual del mismo. (Por ejemplo, una salsa de champiñones tendrá una Ud. de medida de Kilo o Litro que será como contemos la misma en nuestro almacén. Sin embargo la Ud. de Fabricación será 2 Kilos o 2 Litros si ese es peso o volumen que generamos de Salsa cada vez que la fabricamos).

Proveedores Habituales y Condiciones Comerciales

Al añadir los proveedores habituales a un producto, puede asociar las referencias del producto del proveedor por cada unidad de compra, así como las condiciones comerciales del producto (precio y descuentos por unidad de compra).

Pinchando en accederemos a la siguiente pantalla:

En el apartado Proveedores Habituales podemos buscar el que corresponda pinchando en la lupa. Una vez agregado el proveedor en el campo de la derecha «Referencias del Proveedor» podremos asociar unidades de medidas de compra con códigos de referencia, propios del o los proveedores para que dicho código aparezca junto al producto en los pedidos al mismo.

El listado de proveedores se puede ordenar por prioridad. Por defecto el primer proveedor de la lista será considerado el proveedor por defecto del producto.

A la hora de realizar un pedido o un albarán de compra la lógica de precios que se sigue al seleccionar un producto y la una unidad de compra es la siguiente:

▪ Si no es un proveedor habitual del producto se propone el precio y descuentos de la última entrada para esa unidad en ese almacén.

▪ Si es proveedor habitual pero no tiene ninguna condición comercial para la unidad seleccionada se propone el precio y descuentos de la última entrada para esa unidad en ese almacén.

▪ Si existe un proveedor habitual y tiene alguna condición comercial aplicable o no para la unidad seleccionada en ese almacén se proponen las condiciones indicadas o cero si no
existe ninguna aplicable. Nunca se propone el último precio de entrada porque se asume que sólo se quiere trabajar con condiciones comerciales. Para averiguar que condición comercial es aplicable siempre prevalecerá la última condición comercial añadida que se encuentre vigente para esa unidad y almacén. Así mismo prevalecerá la más específica, es decir si existe una condición comercial para el almacén sobre el que estoy realizando el pedido o entrada de mercancía se usará esa, de lo contrario se usará si existe la más genérica, por ejemplo una condición que sea válida para todos los almacenes y esa unidad.